名刺のデータ化の方法｜5つのやり方と営業で使える整え方

展示会の翌週、交換した名刺がスキャナーで読み取られ、共有のフォルダに画像で並んでいます。営業から「先月の展示会で会った物流の会社は何社あったか」と聞かれても、画像を1枚ずつ開くしかありません。同じ会社の別の担当者と、営業とマーケティングがそれぞれ連絡していたことも、あとで分かりました。

名刺をデータにしたつもりでも、検索や並べ替えができない形のままでは、営業は連絡の順番を決められません。名刺のデータ化は、読み取る方法を選ぶところから始まり、会社名の表記をそろえ、どこで会ったかを記録するところまで進めて、ようやく営業で使える形になります。あなたの会社の名刺がいまどの段階にあるかを、読みながら確かめてください。

名刺のデータ化とは？

名刺のデータ化とは、名刺に書かれた会社名・部署・役職・氏名・連絡先を、項目ごとに分けて、検索や並べ替えができるデータにすることです。紙の名刺のままでは、置いてある場所に行かなければ中身を確かめられません。データにすると、社内の誰でも会社名や役職で探せます。

似た言葉に「名刺の電子化」があります。スキャナーやカメラで名刺を画像にすることまでを指して使われることもあり、その場合、画像のままでは文字で検索できません。画像で保存した名刺には、文字で検索できない、同じ会社の名刺をまとめられない、誰が連絡したかを共有できない、という3つの不便が残ります。営業で使うには、画像から文字を読み取り、会社名・氏名などの項目に分けた状態にする必要があります。

図1：画像で保存した名刺は文字で検索できず、項目に分けたデータにすると、会社名や役職で探し、同じ会社の名刺をまとめ、営業とマーケティングで共有できる

名刺をデータにすると、営業で何ができるようになる？

項目に分けたデータになると、次の4つができるようになります。

• 会社名・業種・役職で探せる：「物流の会社で、部長以上の人」のように条件で並べられる
• 同じ会社の名刺をまとめられる：別の部署の担当者と会っていたことが分かり、窓口を1つに決められる
• 営業とマーケティングで共有できる：誰が連絡したかを同じ記録に書けるので、同じ相手に二重に連絡しない
• メールの配信や顧客管理のシステムに取り込める：お礼メールや案内を、相手の部署や役職に合わせて送れる

名刺の束を机の引き出しに入れたままでは、名刺を受け取った本人しか中身を知りません。担当者が異動すると、その人が会った会社の情報ごと社内から消えます。データにする目的は、名刺を会社の情報として残し、次の連絡に使うことです。

名刺をデータ化する5つの方法

名刺をデータ化する方法は、手入力・スキャナーや複合機・スマートフォンのカメラ・名刺管理ツール・入力代行サービスの5つです。違いは、読み取りの手間と、読み取った文字を誰が確かめるかにあります。

手入力

表計算ソフトや顧客管理のシステムに、名刺を見ながら1枚ずつ打ち込む方法です。新しい道具を用意せずに今日から始められます。数十枚までなら、打ち込みながら会社名の表記をそろえられます。一方で、枚数が多いと時間がかかり、打ち間違いも起こります。

スキャナーや複合機で読み取る

名刺用のスキャナーや、名刺の読み取りに対応した複合機で、まとめて読み取る方法です。読み取った画像から文字を起こす仕組み（OCR：光学文字認識）を組み合わせると、項目に分けたデータになります。束で読み取れるので、展示会のあとのように一度に多くの名刺が届くときに向いています。

スマートフォンのカメラで撮る

スマートフォンのカメラで名刺を撮り、OCRで文字を読み取る方法です。受け取ったその場で撮れるので、外出の多い営業担当者でも続けやすい方法です。ただし、光の当たり方や名刺のデザインによっては、文字を読み違えることがあります。

名刺管理ツールを使う

名刺管理ツールは、名刺の読み取り、項目への振り分け、社内での共有をまとめて行うサービスです。読み取ったデータを社内の全員で探せて、同じ会社の名刺をまとめる機能や、顧客管理のシステムに取り込む機能を持つものがあります。毎月の費用がかかるものが多いので、使う人数と、共有したい範囲を決めてから選びます。

入力代行サービスに頼む

名刺を外部の会社に渡し、入力してもらう方法です。オペレーターが読み取りの結果を確かめるサービスもあります。過去にたまった多くの名刺を一度にデータにしたいときに向いています。個人情報を外部に預けるので、委託先の取り扱いの決まりを契約の前に確かめます。

5つの方法を並べると、次のとおりです。

自社に合う名刺のデータ化の方法は、どう選ぶ？

方法は、名刺の枚数と、社内で共有する必要の2つで選びます。

図2：名刺の枚数と社内で共有する必要の2つで方法を選ぶ。共有する必要が高く過去の名刺も多い会社は、入力代行サービスで過去の名刺をデータにし、名刺管理ツールと組み合わせる

名刺が少なく、受け取った本人が使えば足りるなら、手入力かカメラで始めます。カメラは、手元のスマートフォンで足ります。

名刺が多くても、共有する相手が限られるなら、スキャナーや複合機でまとめて読み取ります。営業とマーケティングで同じ名刺を見て、誰が連絡したかを共有したいなら、名刺管理ツールが候補になります。共有する必要が高く、過去の名刺も多い会社は、入力代行サービスで過去の名刺をデータにし、名刺管理ツールと組み合わせます。

過去にたまった名刺と、これから受け取る名刺を分ける

過去の名刺と、これから受け取る名刺は、同じ方法でなくてかまいません。過去の名刺は一度だけの作業なので、入力代行サービスやスキャナーでまとめて片付けます。これから受け取る名刺は毎週届くので、受け取った人が翌営業日までにデータにできる方法を選びます。

過去の名刺は、すべてをデータにする前に、連絡する相手がいる名刺かを見ます。退職や異動で連絡先が変わっている名刺も混ざっているからです。会社名と年でざっと分け、商談の相手になる会社の名刺から先にデータにします。

名刺を、営業で使える形に整える手順は？

読み取ったデータは、読み取りを確かめ、会社名の表記をそろえ、同じ会社の名刺をまとめ、接点の記録を足してから、顧客管理のシステムに取り込みます。読み取っただけのデータは、営業が連絡の順番を決めるには足りません。

図3：項目を決め、読み取った文字を確かめ、会社名の表記をそろえ、同じ会社の名刺をまとめ、接点の記録を足してから顧客管理のシステムに取り込む

1. 項目を決める

最初に、どの項目に分けるかを決め、項目ごとに書く中身と営業での使い道を決めます。名刺に書いてある項目のほかに、接点と会話のメモの欄を用意します。

接点と会話のメモは、名刺には書いてありません。名刺を受け取った人が書かないと、あとから誰にも分かりません。あなたのチームで使っている顧客管理のシステムに同じ意味の項目があれば、項目の名前はそちらに合わせます。

2. 読み取った文字を確かめる

OCRで読み取った文字には、読み違えが混ざります。よくあるのは、社名の「株式会社」の位置、似た形の漢字、メールアドレスの英字と数字の取り違えです。メールアドレスと電話番号は、1文字違うと連絡が届かないので、取り込む前に名刺と見比べます。

3. 会社名の表記をそろえる

同じ会社でも、名刺によって「（株）」と「株式会社」、全角と半角の英字が混ざります。表記がそろっていないと、同じ会社の名刺がばらばらの会社として数えられます。表記の決まりを1つ決めて、取り込む前にそろえます。会社名だけで判断が付かないときは、所在地やメールアドレスのドメインも見比べます。

4. 同じ会社の名刺をまとめる

表記をそろえたら、同じ会社の名刺をまとめます。同じ会社から複数の部署の人と会っていれば、社内で検討が進んでいる手がかりになります。まとめたら、その会社への窓口を1人決めて、営業とマーケティングが別々に連絡しないようにします。あわせて、担当の営業がいる既存の顧客、商談中の会社、競合の会社に印を付けます。

5. 接点の記録を足して、顧客管理のシステムに取り込む

最後に、接点と会話のメモの欄を埋めます。名刺を受け取った人が、どこで会ったかと会話のメモを書く、と決めておきます。欄を埋めて顧客管理のシステムや営業支援のシステムに取り込みます。取り込むときは、すでに登録されている人と重ならないように、メールアドレスで照らし合わせます。同じ人が2人として登録されると、一斉のメールが二重に届きます。

名刺をデータにするときの注意点は？

名刺の情報は個人情報として扱い、受け取ってから時間を空けずにデータにし、異動や退職で古くなった情報を更新し続けます。

個人情報として扱う

名刺に書かれた氏名や連絡先は個人情報です。データにすると、社内の多くの人が見られるようになります。誰が見られるかを決め、案内のメールを送るときは配信の停止を求められたら以後は送りません。外部のサービスや入力代行に名刺を渡すときは、委託先の取り扱いを確かめます。決まりの本文は、個人情報保護委員会の法令・ガイドライン等で確かめられます。

裏面と手書きのメモも残す

名刺の裏面には、英語の表記や、ほかの拠点の連絡先が書かれていることがあります。受け取ったときに名刺の余白に書いたメモも、会話の記録になります。表面だけを読み取ると、こうした情報が残りません。裏面も読み取り、手書きのメモは会話のメモの欄に打ち直します。

受け取った名刺は、翌営業日までにデータにする

名刺は、受け取ってから日がたつほど、どこで何を話したかを思い出せなくなります。誰がいつまでにデータにするかを決め、翌営業日までに取り込みます。展示会のように一度に多くの名刺が届くときは、会期の前に、読み取る人と確かめる人を分けて決めておきます。

異動や退職で古くなった情報を更新する

名刺の情報は、相手の異動、昇進、退職で古くなります。データにしたあとも、新しい名刺を受け取ったときや、メールが届かなくなったときに書き直します。

図4：名刺を受け取る、データにする、営業で使う、結果を戻す、をくり返すと、次の連絡の前に、どの相手にもう連絡したかが分かる

更新は、受け取る、データにする、営業で使う、結果を戻す、のくり返しで続きます。営業が連絡した結果を同じ記録に戻すと、どの相手にもう連絡したか、どの会社が商談に進んだかが、次の連絡の前に分かります。

データにした名刺から商談を獲得するために必要なこと

データにした名刺は、連絡の順番を決める手がかりと、連絡した結果を同じ記録に足して、はじめて商談の獲得に使えます。

名刺をデータにしたあとは、連絡の順番を決めて、相手ごとに連絡します。展示会で受け取った名刺なら、会話のメモにある課題と検討の時期で順番を決め、お礼メールのあとに電話をかけます。展示会で見込み顧客を獲得してから商談化するまでの全体は、展示会でのリード獲得の方法にまとめています。連絡しないまま残った名刺の棚卸しと順番の決め方は、フォローされずに残っている名刺の対処で紹介しています。

名刺には、受け取った日のことしか書いてありません。名刺の会社が、そのあとに何を調べているかは、名刺のデータからは分かりません。名刺のデータと自社サイトへの来訪を合わせる準備は、名刺とWebを連携する方法で説明しています。

ウルテクのデータでは、名刺の会社のうち、交換のあとで自社サイトに来訪した会社と、そうした会社が関心を寄せるテーマ（インテント）を、誰から先に連絡し、電話で何を話すかの手がかりにできます。インテントは検討の様子を表す手がかりの1つで、買う予定があるという意味ではありません。会社名をそろえた名刺のデータと会話のメモに足して、なぜいま連絡するのかを組み立てます。

ウルテクで実現できることは、名刺を交換した会社を含むターゲット企業からの商談獲得です。名刺のデータに営業が連絡した結果を書き足し、次に連絡する会社と送る資料を選び直します。この見直しを実行・改善できる仕組みを、貴社と一緒につくります。

名刺のデータ化のよくある質問

まとめ

あなたの会社で、名刺を受け取ったら翌営業日までに、会社名の表記をそろえ、どこで会ったかを書いて取り込む、と決めておくと、営業は次の展示会の前に、どの会社に連絡したかを同じ記録で確かめられます。

受け取った名刺から商談を生んだ例は、ウルテクの「ターゲット企業からの商談獲得の仕組み化 事例12選」で紹介しています。展示会の名刺のフォローなど12の取り組みについて、変わったことと、始めるときに社内ですることを1枚ずつ図にしました。