展示会のお礼メール例文｜送る時期と、送ったあとの順番の決め方

展示会の最終日の夜、マーケティング担当の机に、名刺の束が300枚届きます。ブースに立った営業は、誰と何を話したかを覚えています。ところが、名刺の裏にメモがあるのは一部だけです。翌朝、全員に同じお礼メールを一斉に送り、そのあとは誰から連絡するかを決められないまま、1週間が過ぎていきます。

あなたのチームの展示会でも、似た流れになっていないでしょうか。お礼メールは、展示会で生まれた接点を、商談に進める最初の連絡です。送る前に名刺を少し分類し、送ったあとの反応を見るだけで、同じ300枚から、先に連絡する会社を選べるようになります。

展示会のお礼メールとは？

展示会のお礼メールとは、ブースに立ち寄った人や名刺を交換した人に、会期のあとで送る御礼の連絡です。

展示会のお礼メールを送る3つの理由

送る理由は3つあります。

1つ目は、自社を思い出してもらうことです。来場した人は、1日にいくつものブースを回ります。会期が終わるころには、どこで何を聞いたかが混ざっています。

2つ目は、次の接点を作ることです。ブースで話した内容に沿った資料や、個別の相談の日程を案内すれば、相手が次に動くきっかけになります。

3つ目は、相手の関心を知ることです。返信があったか、案内した資料を開いたかで、どの会社が検討を進めているかの手がかりが得られます。展示会のリードを、営業が連絡する順番に並べるための最初の手がかりになります。

展示会のお礼メールは、なぜ翌営業日までに送る？

会期の当日の夜か、翌営業日の午前に送ります。理由は、相手がブースでの会話を覚えているうちに届けるためです。会期のあとは、ほかの出展企業からも同じようなメールが届きます。遅れるほど、件名だけを見て読まれずに埋もれます。

当日か翌営業日に送るには、会期中に準備を済ませておきます。

• 会期の前に、相手別の文面（このあとの例文4つ）と、案内する資料のURLを決めておく
• 会期中は、名刺を受け取ったその場で、会話の深さをA・B・Cの1文字（分け方はこのあとの表）で名刺かExcelに残す
• 毎日の終わりに、その日の名刺をExcelに入れ、その日の夜か翌朝に送る

複数日の展示会なら、最終日にまとめて送るより、その日に会った人へ、その日のうちに送るほうが、相手の記憶と結びつきます。

図1：会期の前に文面と資料のURLを決め、会期中に名刺へ分類とメモを書いておくと、会期の夜に一覧へ入れて、翌営業日にお礼メールを送れる。返信と予約には名刺を交換した人が答える

展示会のお礼メールの書き方と例文

件名と本文の組み立て

件名は、展示会の名前と自社の名前を入れ、短くします。本文は、御礼、ブースで話した内容、案内、次の提案、の順に組み立てます。

件名は、前のほうに展示会の名前を入れます。「御礼」だけの件名は、ほかの出展企業のメールと見分けがつきません。

ブースでの話の1文が、一斉送信との違いを作ります。会話のメモがある相手には、相手が使った言葉をそのまま書きます。メモがない相手には、ブースで展示していたテーマを書きます。あなたのブースで何を見てもらったかを、相手が思い出せる1文にします。

送る前に、案内する資料と予約のページのURLが開くかを、自分あてに1通送って確認します。

そのまま使える例文4つ

相手との会話の深さで、例文を使い分けます。あなたの会社の展示会の名前と、案内する資料に合わせて〇〇の部分を書き換えて使ってください。

名刺の交換だけだった相手への例文

件名：【〇〇展ご来場の御礼】株式会社〇〇の〇〇です

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様

先日は〇〇展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社〇〇の〇〇です。

ブースでは、〇〇の手間を減らす方法をご紹介しておりました。会場で詳しくお話しできなかった方のために、展示の内容を資料にまとめております。

資料のダウンロード：〇〇（URL）

ご関心のあるテーマがございましたら、このメールにご返信ください。

ブースで話を聞いた相手への例文

件名：〇〇展でお話しした「〇〇」の件｜株式会社〇〇の〇〇です

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様

先日は〇〇展の弊社ブースで、お時間をいただきありがとうございました。

「〇〇の作業に毎月時間がかかっている」とお話しいただいた件、同じお悩みをお持ちだった会社の事例をお送りします。

事例のダウンロード：〇〇（URL）

貴社の状況に合わせたご説明が必要でしたら、30分ほどお時間をいただけますと幸いです。ご都合のよい日時を、こちらからお選びください。

日程の予約：〇〇（URL）

個別の相談やデモを約束した相手への例文

件名：〇〇展での個別のご相談の日程について｜株式会社〇〇の〇〇です

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様

先日は〇〇展で、具体的なご相談をいただきありがとうございました。

会場でお約束したとおり、〇〇のデモを貴社の状況に合わせてご用意いたします。事前に、いまお使いの〇〇と、ご担当の範囲を伺えますと、当日の説明を貴社向けに絞れます。

候補の日程：〇月〇日（〇）〇時から／〇月〇日（〇）〇時から

ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。

セミナーや講演を聞いた相手への例文

件名：〇〇展の講演「〇〇」ご聴講の御礼｜株式会社〇〇

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様

先日は〇〇展で、弊社の講演「〇〇」をお聞きいただき、ありがとうございました。

講演の資料を、ダウンロードのページにご用意しました。講演では時間の都合でお話しできなかった〇〇の手順も、資料に載せております。

講演資料のダウンロード：〇〇（URL）

貴社で同じ取り組みを進めるときのご相談も承ります。

展示会のお礼メールでよくある失敗

• 全員に同じ文面を送る。ブースで話した内容がないと、ほかの出展企業のメールと区別されない
• 送るのが遅い。会期から日がたつほど、相手はブースでの会話を思い出しにくくなる
• 資料を添付ファイルで送る。容量で届かないことがあり、誰が開いたかも分からない
• 一斉送信で宛先を見せてしまう。ほかの来場者のメールアドレスが漏れる
• 受信を断る連絡先を書かない。断りたい人が、返信や迷惑メールの報告で断ることになる
• 送ったあとに何もしない。反応を見ずに放っておくと、検討を進めている会社に気づけない

名刺が誰にもフォローされずに残ってしまったときの対処は、展示会やウェビナーの名刺が、フォローされずに残っているときで紹介しています。

宛先を見せてしまう失敗は、取り返しがつきません。一斉に送るときは、メール配信の道具を使い、1通ずつ宛先が1人になる形で送ります。

お礼メールに資料や製品の案内を入れるなら、末尾に送信者の名前と、受信を断るときの連絡先を書きます。広告や宣伝を目的としたメールについては、特定電子メール法が、送信者の氏名や名称などの表示を求めています（総務省の解説）。受信を断る連絡があった相手には、それ以降は送りません。

300枚の名刺を分類して、文面を変える方法

名刺は、ブースでの会話の深さで3つに分類します。分類ごとに例文を選べば、1枚ずつ文面を書かなくても、相手に合った内容を送れます。

分類は、会期中に名刺を受け取ったその場で、A・B・Cの1文字を書いておきます。あとから思い出して分類すると、時間がかかり、記憶もずれます。

もう1つ、ターゲット企業の一覧と照らし合わせます。会話の深さがCでも、ターゲット企業の一覧にある会社なら、営業と相談して、Bの文面で送ります。名刺の枚数ではなく、商談につなげたい会社から考えるためです。

図2：名刺をA・B・Cに分類すると、相手ごとに送る文面と案内するものが決まる。ターゲット企業の一覧にある会社は、Cでも営業と相談してBの文面で送る

お礼メールを送ったあと、どの会社から連絡する？

反応の深さで、連絡する順番を決める

送ったあとは、相手の反応の深さで、営業が連絡する順番を決めます。反応は、浅いものから順に、メールを開いた、案内した資料を開いた、サイトのほかのページも見た、返信や日程の予約があった、の4つです。

• 返信や日程の予約があった会社：その日のうちに、名刺を交換した人が返事をする
• 資料を開き、サイトのほかのページも見た会社：数日以内にインサイドセールスが連絡する
• 資料を開いただけの会社：1〜2週間後に、別の事例や資料を案内する
• メールを開いただけの会社と、反応のない会社：会期から1か月ほどあけて、別のテーマで案内する

メールを開いたか、資料のリンクを押したかは、メール配信の道具やMAの記録で分かります。サイトのほかのページを見たかは、MAでメールのリンクから来た人の閲覧を記録しているときに分かります。

反応が深い会社ほど、いま検討を進めている手がかりになります。ただし、反応は検討の手がかりであって、購入の予定を示すものではありません。電話や面談では、資料を開いたことを口にせず、ブースでの話から入ります。電話をかけるときの順番と第一声は、展示会後のテレアポのコツで詳しく紹介しています。資料を送ったあとに続ける連絡の手順は、追客とは？にまとめています。

図3：お礼メールを送ったあとは、返信や予約、サイトのほかのページの閲覧など、反応が深い会社ほど先に連絡し、浅い会社には時期をあけて別の案内を送る

Excelとメール配信で残る3つの面倒と、減らし方

名刺をExcelに入れ、メール配信の道具で送れば、お礼メールは送れます。それでも、次の3つの面倒が残ります。

1つ目は、反応を書き写す手間です。メール配信の道具で開いた人は分かっても、それを名刺の一覧に戻すのは手作業です。書き写しが遅れると、反応が深い会社への連絡も遅れます。

2つ目は、反応のない会社の関心が見えないことです。メールを開かなかった会社でも、展示会のあとに、同じテーマを社外のサイトで調べていることがあります。お礼メールの反応だけで順番を決めると、そうした会社をあと回しにします。

3つ目は、営業の結果がマーケティングに戻らないことです。どの分類の名刺が商談に進んだかが分からないと、次の展示会で、ブースで何を聞き、どの資料を用意するかを直せません。

減らし方は、名刺の一覧に「分類」「反応」「営業の結果」の3つの列を足し、営業とマーケティングが同じ一覧を見ることです。

そのうえで、会社ごとに、どのテーマを調べているかが分かるデータがあれば、反応のない会社の中からも、先に案内する会社を選べます。ウルテクでは、ログリーが保有する国内オンラインデータネットワークの独自のIDデータ（サイトの外で調べているテーマ）と、お客様のマーケティング施策の結果・営業の対応を、企業ごとにまとめて分析しています。

展示会のお礼メールのよくある質問

まとめ

お礼メールを送ったあと、どの会社から連絡するかを毎回決められるようになると、展示会で集めた名刺から、ターゲット企業との商談を早く作れるようになります。展示会の名刺のフォローを、ほかの会社がどう進めているかは、「ターゲット企業からの商談獲得の仕組み化 事例12選」で、事例ごとに、何が変わるかと貴社がすることを図で見られます。